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La commune de Plouzané mène à bien sa démarche vers le 100% démat avec détermination et rigueur

Publié le 12 décembre 2014

Située à la pointe du Finistère, aux portes de Brest, Plouzané est une commune de 12.000 habitants qui conduit une démarche vers la dématérialisation à 100% depuis 2008.
Directrice du Pôle Ressources (Ressources Humaines, Finances, Informatique), Nathalie Colombara explique les choix retenus et la mise en œuvre de la démarche 100% démat qui font de Plouzané une municipalité zéro papier.

Quelles ont été les étapes de votre démarche depuis la publication en ligne des marchés publics ?

La 1ère étape de notre démarche a consisté, dès 2008, à publier nos marchés publics (une douzaine par an, en moyenne) dans la salle régionale des marchés publics en ligne de Mégalis Bretagne. La prochaine étape concernant nos marchés publics consistera, en 2015, à mettre en place le service d’archivage électronique proposé par Mégalis de même que la signature électronique des actes d’engagement et des bons de commande. Aujourd’hui nous n’imposons pas la signature électronique aux entreprises car nous constatons que les très petites entreprises ont encore des difficultés à se familiariser avec la signature électronique de leur offre.
La 2nde étape de notre démarche a eu lieu en janvier 2012 et concernait les échanges entre la Mairie et la Préfecture de Quimper dans le cadre du contrôle de légalité. C’était une nécessité pour nous – voire un passage obligé – car nous apprenions alors que le traitement du contrôle de légalité allait être déplacé de la sous-Préfecture de Brest (à quelques kilomètres de Plouzané) vers la Préfecture de Quimper, dont nous sommes très éloignés géographiquement. Ce qui supposait de nombreux et coûteux déplacements auxquels nous souhaitions échapper, ce que la dématérialisation du contrôle de légalité a rendu possible dès 2012 : nous avons tout d’abord procédé à la numérisation des actes du maire et du conseil municipal (délibérations, arrêtés et décisions) afin de les transmettre au moyen d’un logiciel sécurisé à la Préfecture de Quimper (le tiers de télétransmission proposé par Mégalis). Depuis 2014, les documents budgétaires sont également concernés par ce dispositif qui, en plus de contribuer à la modernisation des services, répond aux exigences de l’Agenda 21.

Equipe Finances InformatiqueDepuis février 2014, nous avons réalisé la dématérialisation à 100% de toute la chaîne comptable
: les factures sont scannées tandis que les ordres de paiement entre la Mairie et le Trésor Public sont signés au moyen d’un certificat électronique et transmis par voie électronique. Cette procédure permet d’économiser environ  15.500 feuilles de papier et de nombreux déplacements entre Plouzané et Saint-Renan où se situe la Trésorerie Principale. La dématérialisation des pièces jointes avait été amorcée dès août 2012, en partenariat avec notre trésorerie, avec la dématérialisation des bulletins de salaire des 150 agents de la commune.
Au sein des services municipaux, d’autres actes administratifs sont également concernés par ce dispositif 100% démat : il s’agit des factures dont le circuit et le traitement sont désormais totalement dématérialisés, notamment grâce à l’utilisation du parapheur électronique.

Les conseillers municipaux de Plouzané se mettent eux aussi à la dématérialisation des documents. Comment les avez-vous convaincus ?

Il n’a pas été facile de convaincre les élus municipaux d’adhérer à la démarche de dématérialisation mais nous sommes toutefois arrivés aujourd’hui à ce que 70% d’entre eux (23 sur 33) utilisent les tablettes numériques (équipement personnel ou mises à disposition par la collectivité pour 1/3 d’entre eux) sur lesquelles ils reçoivent leur convocation aux commissions et au Conseil municipal ainsi que les projets de délibérations. En 2015, nous espérons pouvoir convaincre les autres élus, plus réticents, à rejoindre les premiers adeptes de la dématérialisation.

RTEmagicC PlouzaneCaptureEcran.jpgEn quoi la modernisation des services publics  est bénéfique pour la collectivité dans ses relations avec les usagers ?

L’administration électronique permet une plus grande efficacité des services publics, un gain de temps (notamment pour le transfert d’informations) et de dépenses (réduction des déplacements) pour tous les usagers qui peuvent désormais réaliser plusieurs démarches en ligne : demande d’inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, Cart@ads (gestion urbanisme et foncier), signalisation des dégâts et demande d’interventions techniques, réservation de salles, paiement en ligne des services de cantine et garderie périscolaire… Signalons, à propos de ce service,  que nous proposons aux familles le pré-paiement des services de cantine et  de garderie et la possibilité pour elles de consulter leur solde de paiement en ligne.
Afin d’optimiser ces services, nous prévoyons prochainement d’acquérir un portail famille et de permettre l’inscription en ligne pour la garderie, la cantine et, à l’avenir, pour l’école de musique.
Proposer des services publics en ligne facilite notre mission auprès des citoyens et donne à Plouzané l’image d’une commune moderne et accessible.

Plouzané fait partie des collectivités pilotes  qui ont mis en œuvre le dispositif Comedec en Bretagne. Pouvez-vous nous en dire quelques mots ?

En effet, en mars 2014 nous avons répondu positivement à la proposition de Mégalis Bretagne de devenir une commune pilote afin de tester le dispositif Comedec destiné à la communication électronique des données de l’état civil.
Le dispositif permet d’une part de réduire le volume de courriers, de faire des gains financiers et de temps, et d’autre part de sécuriser l’échange des données et de fournir une réponse plus rapide aux administrés. Comedec est opérationnel dans notre Mairie mais il ne concerne pour le moment que les actes de naissance. Or, il n’y a pas de maternité sur notre territoire communal et donc quasiment pas d’actes de naissance à traiter. Nous en verrons sans doute plus les bénéfices quand le dispositif concernera aussi les actes de mariage et de décès.

Pensez-vous que l’accompagnement de Mégalis vous a aidés dans la mise en oeuvre de ces services dématérialisés ? Si oui, de quelles manières ?

Mégalis Bretagne a toujours été très présent pour nous accompagner dans notre démarche, plus particulièrement quand il s’agissait de mettre en place la dématérialisation de la chaîne comptable et financière. Nous avons bénéficié de nombreux conseils techniques très utiles - notamment à propos du parapheur électronique - et avons pu participer à plusieurs ateliers où étaient présentés des cas concrets, documents à l’appui.
Grâce à Mégalis - mais également à l’implication du Trésor Public -  nous avons pu confronter notre expérience et notre démarche à celles d’autres collectivités bretonnes, ce qui était très précieux.

Quels sont les projets en cours de Plouzané en matière de dématérialisation, quels services aimeriez-vous développer, améliorer ?

Nous aimerions accentuer notre démarche de dématérialisation en direction des usagers afin de leur proposer de nouveaux services publics en ligne, comme par exemple l’inscription en ligne à la cantine et à la garderie au travers d’un portail famille en cours de réalisation.
Concernant les associations, nous aimerions pouvoir leur proposer un service en ligne de demande de subventions.

Si vous aviez quelques conseils utiles à donner aux collectivités bretonnes qui souhaitent suivre votre exemple, quels seraient-ils ?

L’idéal est de s’appuyer sur une structure comme Mégalis Bretagne, en particulier pour tous les aspects techniques de la mise en œuvre de la dématérialisation.
Quant à la mise en place dans les services et la conduite du changement, la commune doit consacrer beaucoup de temps à l’accompagnement des agents et des élus en vue de leur montrer l’intérêt et les bénéfices de la dématérialisation.

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