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Gestion Electronique de Documents (GED)

L'outil de Gestion Electronique de Documents (GED) permet le stockage et la gestion de documents dématérialisés avec notamment des fonctionnalités telles que le versioning (conserver plusieurs versions d'un même document), la gestion des droits d'accès des utilisateurs aux documents.

Service disponible au second semestre 2020

Prestataire : ATOS

Ce service est hébergé en France.

Pour chaque entité, il est proposé :
• 1 espace GED
• 5 licences utilisateurs activés par espace GED (utilisateurs s'étant connectés au moins une fois)
• Pour les entités < 10 000 hab = 50 Go de volume de stockage par défaut
• Pour les entités >= 10 000 hab = 100 Go de volume de stockage par défaut

L'entité doit désigner un ou plusieurs administrateurs en interne pour la gestion de la GED au quotidien (arborescence, droits d'accès des utilisateurs) qui est entièrement de son ressort.
Il est à noter qu’il est attendu une bonne gestion sur le délai de conservation des documents et de leurs versions (suppression régulières et/ou versement en archives). Le Syndicat mixte apportera tout conseil nécessaire.


Le CCAS est considéré ici comme un service de la commune et il est donc inclus dans la volumétrie proposée à la commune (5 licences utilisateurs et 50 ou 100 Go en fonction du nombre d’habitants)
Des options pour étendre les volumétries par défaut sont proposées et font l’objet de bons de commande spécifiques.


Exemple de fonctionnalités disponibles :
- Gestion d'une arborescence documentaire, création modificatio, suppression de dossiers/sous dossiers
- Gestion des habilitations des utilisateurs selon des rôles (droit en lecture, modification, suppression...)
- versioning (conservation des versions antérieurs d'un document)
- Edition en ligne des documents
- Gestion des métadonnées liées au document
- Gestion de circuits simples de validation (workflow)
- interfacage avec les services actuels de la plate-forme régionale avec l’activation de connecteurs : versement dans la GED des Actes tamponnés et des factures provenant de Chorus Pro, et versement des marchés sur demande.


Comment l'activer ?
Service non disponible pour activation (seconde semestre 2020)

Ressources disponibles
- tutoriels (à venir)