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La Gestion Electronique de Documents mutualisée, un outil au service du 100% démat’

Publié le 12 juillet 2019

La Gestion Electronique des Documents (GED) mutualisée, service qui composera le bouquet de services numériques 2020-2024, proposé par Mégalis Bretagne, est actuellement en phase de préfiguration auprès de collectivités bretonnes. Point d’étape avant sa mise en service pour tous.

La GED mutualisée de Mégalis Bretagne, pour quels usages ?

La Gestion Electronique des Documents (GED) permet d’optimiser la gestion et l’exploitation de données et documents.

L’offre de GED retenue par Mégalis Bretagne s’appuie sur la solution « Alfresco », qui offre de nombreuses possibilités : travail collaboratif, versioning (gestion de versions consistant à maintenir l’ensemble des versions d’un ou plusieurs fichiers), diffusion de documents, circuits de validation, classement des documents (délibérations, factures, courriers, …), … L’accès à la GED se fait depuis un portail web (chrome, firefox, internet explorer) avec un accès unique par agent. Elle permet à toutes les collectivités bretonnes d’utiliser un outil commun avec des échanges possibles entre communes et EPCI.

La GED, une nouveauté au sein du bouquet de services 2020-2024 

Le Syndicat Mixte Mégalis Bretagne prévoit dans son nouveau bouquet de services 2020-2024 le déploiement de la GED au sein des collectivités bretonnes, en plus d’autres services numériques (voir rubrique « Services Numériques » : https://www.megalisbretagne.org/jcms/mw_24551/bouquet-de-services-2020-2024 ).

Intégrée à la plate-forme de services Mégalis, la GED bénéficiera de l’authentification unique et de connecteurs avec les autres services proposés par le syndicat mixte pour pouvoir faire circuler les documents (actes, factures, marchés). Un espace GED sera proposé par entité comprenant 5 licences utilisateurs activés et une capacité de stockage de 50 Go pour les entités de moins de 10 000 habitants et 100 Go pour les plus de 10 000 habitants. Des possibilités d’extension de la volumétrie par défaut seront proposées sous forme de bons de commande complémentaires.

Afin de déterminer les contours de l’outil avant son entrée au sein du bouquet de services, Mégalis Bretagne a proposé en 2017 de mettre en place une phase de préfiguration jusqu’à la fin de l’année 2019 auprès de 10 collectivités tests qui se sont portées volontaires et ont co-financé cette première étape avec l’appui du Conseil régional et du conseil départemental d’Ille et Vilaine : Lannion-Trégor-Communauté, Saint Brieuc Armor Agglomération, Concarneau-Cornouaille Agglomération, Montfort Communauté, Lorient Agglomération, De l’Oust à Brocéliande-Communauté, Redon Agglomération, Golfe-du-Morbihan, Vannes Agglomération et Eau du Morbihan.

Si vous voulez en savoir plus n’hésitez pas à nous contacter

Retour d’expérience sur la phase de test par Mikaël Le Mouël, responsable des systèmes d’information au Syndicat Eau du Morbihan

Ce 13 juin 2019, le Syndicat Mixte, a rendu visite au Syndicat départemental Eau du Morbihan, pour un retour sur la phase de préfiguration de la GED mutualisée.  L’établissement avait un besoin en termes d’outils, afin notamment d’optimiser l’élaboration et le suivi des documents dans le cadre de la dématérialisation. La solution portée par le syndicat mixte, a l’avantage de mutualiser les coûts entre les différents financeurs.

Pourquoi avoir eu l’idée de la GED ?

Pour le syndicat Eau du Morbihan, l’acquisition d’une GED était « vraiment attendue, quand le projet de GED  mutualisée a été proposé par Mégalis Bretagne, nous étions déjà à l’étape de consultation des offres ; le projet de GED était inscrit au schéma directeur ».

M. Le Mouël reconnait que la mutualisation au niveau régional permet de faire des économies d’échelles : « Il est vrai que les coûts d’intégration et de maintenance d’une GED ne sont pas neutres, et cette démarche est cohérente puisque Eau du Morbihan est déjà utilisateur de la plupart des services proposés par Mégalis Bretagne. »

Ce qui a également plu à M. Le Mouël, c’est la possibilité de mutualiser la mise en œuvre des connecteurs ; c’est-à-dire la possibilité de connecter le service GED aux logiciels métiers. On retrouve souvent les mêmes éditeurs dans les collectivités, donc via PASTELL (orchestrateur de flux), il va être possible de connecter la GED à d’autres logiciels métiers : « mutualiser le développement d’une interface, d’un connecteur, c’est pertinent. »

Concernant la mise en place de la GED mutualisée Mégalis Bretagne : « C’est un projet ambitieux au regard de la gestion du cycle de vie des données, du rôle des utilisateurs dans l’élaboration documentaire et dans l’offre proposée aux collectivités, qui n’ont pas forcément les moyens d’investir dans ces outils, pourtant indispensables dans le cadre de la mise en œuvre d’une chaine complète de dématérialisation ».

Pour quelle(s) utilisation(s) et quel(s) besoin(s) ? 

Mikaël Le Mouël : «  notamment, pour travailler sur la qualité documentaire, supprimer le risque de doublons au sein des différentes cellules métier, garantir l’unicité et la « fraicheur » des informations,  accroître la transversalité au niveau des fichiers mais également avoir la possibilité de partager des informations en permettant aux agents de les visualiser dans leur contexte métier»

Comment préparez-vous la généralisation de la GED au sein de votre collectivité ?

Mikaël Le Mouël : « On a réalisé des formations auxquelles on a associé des utilisateurs depuis le mois de janvier. Ceci dans l’objectif d’une préfiguration de l’organisation à adopter notamment dans l’optimisation du   plan de classement en y réorganisant les données, en améliorant leur visibilité, mais aussi en y apportant certaines rectifications. Il y a également eu plusieurs réunions associant la direction et les services pour une présentation très générique. On a formé les utilisateurs en interne : transfert de compétences sur les différentes utilisations, les injections de pièces, l’utilisation du versionning, le partage documentaire, les notifications, le workflow… Le but, aujourd’hui, c’est de faire transférer notre arborescence bureautique de notre serveur de fichier vers la GED d’ici fin août à début septembre. »

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