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Foire Aux Questions Salle des marchés

Cette foire aux questions recense les questions récurrentes sur l'utilisation de la salle des marchés.
Utilisez notre formulaire de contact si vous avez d'autres questions.

Mégalis ne répond pas aux questions d'ordre juridique.
Vous pouvez contacter la CIJAP(Cellule d'information Juridique aux Acheteurs Publics) :
- par téléphone : 04 72 56 10 10 du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 ;
- par formulaire : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/envoyez-votre-question-ligne-0

La Direction Des Affaires Juridiques de l'Etat à également mis des guides à votre disposition un Guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics au 1er octobre 2018 (Acheteurs) : https://www.economie.gouv.fr/daj/conseil-acheteurs-guides

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  • Administration / Paramétrage

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  • Documents de marchés
  • Dois-je revoir la rédaction de mes documents du marché ?
    • Pensez à adapter la rédaction des documents du marché à la dématérialisation en vigueur.
    • - Réponse électronique obligatoire pour les marchés à partir de 25 000€ HT.
    • - Signature électronique du marché uniquement requise pour l'attributaire ?
    • - Vous avez la possibilité de ne solliciter la signature électronique qu'au stade de la signature du marché avec l'attributaire
    • - Préférence pour la signature PADES (signature intégrée au PDF, plus simple à manipuler). Un support vous présente la signature électronique : Lien
    • - Vous trouverez également de l'information à la rubrique signature électronique de la présente FAQ.
    • - Les entreprises sont responsables du maintien et de la mise à jour des adresses mails utilisées pour les échanges.
    • - Pour simplifier la constitution de l'offre, il est conseillé d'indiquer des règles de nommage pour les documents de réponse des entreprises.
    • - Le seul document devant être signé des deux parties est l'acte d'engagement qui emporte signature de tous les documents qui y sont annexés
  • Comment préparer mon Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) pour le mettre sur la salle des marchés ?
    • - Pour pouvoir être mis en ligne, tous vos documents doivent être regroupés dans un seul et même dossier.
    • - Ce dossier doit être au format ZIP : clic droit avec votre souris sur le dossier contenant vos documents > "Envoyer vers" > "Dossier compressé".
    • - Evitez les DCE trop volumineux, ils peuvent être longs à charger/télécharger.
    • - Pour le nom de ce fichier ZIP, choisissez un nom court, sans caractères spéciaux, ni accents.

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  • Mise en ligne d'un marché
  • Des tutoriels sont à votre disposition sur la mise en ligne
    • Version courte : Lien
    • Version longue : Lien
  • Comment créer un marché subséquent sur la salle des marchés ?
    • - Pour pouvoir créer les marchés subséquents, l’accord-cadre doit avoir été complété à l’étape Décision, ce qui a pour effet de le créer en tant que contrat, à partir duquel la création de marchés subséquents est permise.
    • - Il existe un contournement possible : Vous pouvez créer manuellement un accord-cadre en tant que contrat, grâce au menu "Contrats".
    • - Un tutoriel est dédié aux accords-cadres et marchés subséquents : Lien
  • Comment créer un marché avec une phase candidature et une phase offre ?

    Cela se fait en deux temps :

    • 1) Mise en ligne d'un marché pour la phase candidature. Vous ouvrirez les réponses des entreprises et ferez votre sélection. A l'étape "Décision", vous indiquerez "Sélection des entreprises en vue de la phase suivante".
    • 2) Création d'une "suite" pour mettre en ligne un autre marché pour la phase offre. Vous pourrez paramétrer ce marché en "accès restreint", avec un accès par mot de passe que vous ne communiquerez qu'aux entreprises retenues à la phase candidature. Celles-ci disposent d'un accès dédié aux consultations restreintes. Elles déposeront leurs offres que vous pourrez ouvrir et analyser. A l'étape "Décision", vous indiquerez les attributaires.

    Un guide sur la création d'une suite est disponible : Lien

  • Comment renseigner mes lots sur la salle des marchés ?
    • - Soit manuellement via le bouton ajouter un lot.
    • - Soit via la fonction d'import. Téléchargez le modèle de fichier excel à compléter, remplissez-le puis chargez-le sur la plateforme.
    • - Attention le code CPV est obligatoire dans le tableau excel (minimum 8 chiffres).
    • - Respectez la numérotation et les intitulés indiqués dans votre règlement de consultation.
  • Pourquoi l'heure limite de remise des plis est 17H30 quand je choisis ma date limite de remise des plis sur la salle des marchés ?

    Il s'agit d'un réglage par défaut de la plateforme, pensez à la modifier si besoin.

  • Concernant la date de mise en ligne, que signifie "Date de validation " ?

    Cela signifie que vous gardez la main sur le moment de la mise en ligne. C'est uniquement lorsque vous cliquerez sur valider que la mise en ligne se fera. Par ailleurs, cette option est la seule qui vous permet de garder la possibilité de modifier la consultation avant mise en ligne. Nous vous conseillons de conserver cette option de mise en ligne.

  • Que signifie le réglage "Signature électronique requise" ?

    Indiquez si oui ou non la signature électronique des offres est obligatoire avant le dépôt des offres(doit être indiqué dans votre règlement de consultation).

    Certaines collectivités ne la demandent pas à ce stade, mais uniquement à l'attributaire du marché au moment de la signature du contrat.

  • A quoi sert l'onglet "Accès" ?

    Il recense les utilisateurs ayant accès au marché et/ou pouvant agir dessus. Vous pouvez en "inviter" d'autres si besoin.

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  • Publicité des marchés

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  • Utilisation de la messagerie
  • Un tutoriel est à votre disposition sur l'utilisation de la messagerie
  • Comment savoir si une entreprise a bien reçu mon message envoyé via la messagerie de la salle des marchés ?
    • La messagerie ne vérifie pas la validité des adresses mails destinatrices des messages.
    • Il appartient aux entreprises de vous fournir une adresse mail valide.
    • Soyez vigilants sur les Accusés de Réception non retirés, visibles dans le suivi des messages et recontactez l'entreprise au besoin.
    • Il est possible que les messages arrivent dans les spams.
  • A quoi sert la rubrique "adresses libres" ?
    • Elle permet d'ajouter des adresses mails destinatrices d'un message, qui ne seraient pas dans les registres (retrait, questions, dépôts)
    • Après clôture de la DLRO, préférez l'utilisation de cette rubrique « adresses libres » en copiant collant les mails des entreprises destinatrices.
    • En effet la messagerie ne permet pas de sélectionner des adresses dans les registres, c'est tout le registre ou rien. Exemple des notifications de rejets : en sélectionnant tout le registre des dépôts, les attributaires recevraient le même message de rejet.
  • Quelles sont les différences entre les options d'envoi ?
    • Nous déconseillons l'usage des deux premières options, celles-ci n'offrant pas d'accusé de réception.
    • Utilisez la 3ème option d'envoi afin d'avoir un accusé de réception. Cette option ne laisse par contre pas à l'entreprise la possibilité de répondre à votre message.
    • Utilisez la 4ème option d'envoi "avec réponse attendue" si vous attendez une réponse de l'entreprise. L'entreprise pourra alors répondre à votre message et y ajouter des pièces jointes. Cette option est utile notamment après clôture de la consultation (DLRO dépassée), après laquelle l'entreprise n'a plus accès au marché : demande de complément, négociations, demande de signature électronique du marché.
    • Le suivi des accusés de réception se fait via le "Suivi des messages".

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  • Ouverture des plis électroniques

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  • Etape "Décision"

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  • Signature électronique
  • Un support de présentation de la signature électronique est à votre disposition
  • Qu'est-ce qu'un format de signature électronique ?
    • Un format de signature électronique permet de matérialiser la signature électronique d'un document électronique.
    • La réglementation des marchés prévoit trois formats utilisables par les acheteurs et les entreprises :
      • Le PADES : signature intégrée à un document PDF
      • Le XADES : création d'un jeton de signature au format XML qui accompagne le document
      • Le CADES : création d'un jeton de signature au format P7S qui accompagne le document
  • Comment savoir dans quel format mon certificat électronique est paramétré ?
    • Rappelons que pour signer électroniquement, il vous faut obligatoirement :
        • - un certificat électronique (pour identifier la personne signataire)
        • - un outil de signature électronique, qui sur la base des informations du certificat électronique, apposera la signature sur le document
    • La question du format de signature électronique n'est pas liée au certificat électronique, mais à l'outil de signature utilisé qui vous proposera tout ou partie des formats. Ainsi que des fonctionnalités annexes (signature en lot, apposition d'un cachet de signature en PADES...)
  • Comment savoir dans quel format signer ?
    • Le 1er point important à rappeler est que dans le cadre de la signature/cosignature, signataire et cosignataire doivent utiliser le même format car il existe des incompatibilités entre les trois formats.
    • Autre point, vous serez potentiellement limité sur les formats utilisables en fonction de l'outil de signature utilisé (exemple du parapheur Mégalis qui ne propose que la signature PADES)
    • Partant de ce constat, plusieurs possibilités s'offrent à vous pour essayer de faciliter la signature/cosignature :
        • - ne demander qu'à l'attributaire de signer électroniquement. Cela vous permet de revenir vers lui au moment de l'attribution et de vous entendre sur un format.
        • - même s'il n'est pas juridiquement possible d'imposer un format de signature, vous pouvez indiquer une préférence pour un format de signature dans vos documents de marché (PADES par exemple). Il n'est pas plus compliqué de signer en PADES ou XADES ou CADES pour une entreprise.Si celle-ci utilise l'outil de signature intégré à la salle des marchés, le choix du format se fait simplement via un menu déroulant.
    • Des tutoriels sont par ailleurs à disposition des entreprises sur la signature électronique : Lien
    • prévoyez une autre solution de signature électronique au cas où.
        • - Exemple : une collectivité utilise le parapheur électronique Mégalis (signature PADES uniquement) dans son organisation interne, mais l'entreprise, pour des raisons qui lui sont propres ne peut/veut signer qu'en XADES.
        • - La collectivité peut utiliser l'outil de la salle des marchés pour sa cosignature en XADES. Cela suppose d'accompagner le signataire de la collectivité (ergonomie d'outil différente) mais permet de ne pas rester bloqué.
  • Comment vérifier la validité de ma signature électronique ou de celle de l'entreprise ?
    • L'outil en ligne de la salle des marchés vous permet de vérifier les signatures XADES et CADES
    • Pour la signature PADES (intégrée au PDF), vous pouvez utiliser un lecteur PDF pour ouvrir le document et voir si les signatures sont valides (Adobe reader par exemple).
    • Attention tous les lecteurs PDF n'exploitent pas forcément la signature électronique.
    • Veillez à ce que votre lecteur PDF soit toujours à jour
  • Puis-je signer un dossier ZIP avec tous mes documents à l'intérieur ?

    * Question A89 : "L’acheteur devrait réserver la signature électronique à la seule offre finale (celle qui constitue le contrat) et dans la mesure où celle-ci mentionne explicitement et précisément les documents annexés à celle-ci qui s’appliqueront lors de l’exécution du contrat. Il est possible de se limiter à la signature du seul Attri1, formulaire proposé par la DAJ."

    * Question A90 : "Ce contrat peut donc être constitué par un acte d’engagement (formulaire DAJ-Attri 1),..., Il récapitule l’ensemble des autres pièces constitutives du contrat, qui n’ont donc pas à être signées : les CCAG, CCTG, CCAP, CCTP, CCP...mais aussi, le BPU, DPGF, mémoire technique ou cadre de réponses…"

  • Comment demander à l'entreprise attributaire de mon marché de signer électroniquement comme prévu dans mon Règlement de Consultation ?
    • Pour vos échanges avec les entreprises, utilisez la messagerie de la salle des marchés, qui vous permet de leur envoyer un mail accompagné de pièces jointes.
    • Cf tutoriel messagerie : Lien
  • L'adjoint aux travaux peut-il signer électroniquement mon marché si le maire est absent ?

    Oui, si :

    • - il dispose d'une délégation de signature en bonne et due forme
    • - il dispose d'un certificat électronique
    • - il a accès à un outil de signature électronique
  • Si un agent dispose d'un certificat électronique, cela signifie qu'il a le droit de signer les marchés ?
    • - La possession d'un certificat électronique ne donne pas capacité juridique, celle-ci est donnée par la fonction de la personne (Maire, Président) et les éventuelles délégations dont il dispose.
    • - Le certificat électronique permet techniquement à l'agent de signer électroniquement. Mais cette signature n'aura valeur juridique que s'il dispose d'une délégation en bonne et due forme.

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