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Lettre d'information Usages et Services Numériques - Octobre 2017

Cette lettre d'information trimestrielle dédiée aux usages et aux services numériques permet de vous informer des évènements et évolutions liés aux services mutualisés et à l'accompagnement que le Syndicat mixte vous propose.
Lettre d'information Usages et Services Numériques
EVENEMENT
Loig Chesnais-Girard élu Président de Mégalis Bretagne

Président de Liffré-Cormier Communauté et du Conseil régional, Loïg Chesnais-Girard a été élu Président du Syndicat mixte Mégalis Bretagne lors du Comité syndical du 30 juin.

Pour rappel, les versions à jour des conventions d'accès aux services sont disponibles sur notre site internet : ici
SERVICES
  SALLE DES MARCHES
Service activé par défaut lors de la réception de la convention Mégalis

A venir
Des mises à jour interviendront pour ajouter des fonctionnalités à la salle des marchés, notamment :
  • Ajout de la signature au format Pades à l'outil de signature intégré à la salle des marchés
  • Mise en place de MPS (Marchés Publics Simplifiés) en mode intégré.
Pour les entreprises, comme pour les collectivités, l'ensemble des actions liées à MPS se fera sur la salle des marchés, il n'y aura plus de bascule vers la plateforme de l'Etat.


Retour sur les derniers mois
Le 17 août 2017, la salle régionale des marchés publics Mégalis Bretagne a connu une mise à jour pour prendre en compte des évolutions règlementaires et techniques.

Des évolutions techniques :
JavaWebStart en remplacement des Applets Java, support du navigateur Chrome.

Des évolutions fonctionnelles :

Côté Entreprises :
  • Choix des lots auxquels l'entreprise souhaite répondre préalablement au dépôt des documents ;
  • Déclaration des co-traitants et sous-traitants au moment du dépôt de l'offre
Côté Acheteurs :
  • Fiabilisation de la phase d'ouverture et d'analyse;
  • Evolution du formulaire de saisie de la décision
Les tutoriels sur l'utilisation du service, côté collectivités et entreprises, ont été mis à jour : lien

  TELETRANSMISSION ACTES/HELIOS
Procédures d'activation sur notre site : Actes et Hélios/PES (rubrique "Conditions préalables à l'activation du service")

A venir
Télétransmission des "Contrats et conventions" au contrôle de légalité : afin de guider l'utilisateur lorsqu'il prépare son envoi sur le tiers de télétransmission et également de faciliter la réception par le contrôle de légalité, des travaux sont en cours pour la mise en place d'un typage des pièces de marchés publics.

Retour sur les derniers mois

Actes :

  • Evolution du dispositif : changement de certains libellés d'actes (exemple : "Arrêtés règlementaires" devient "Actes règlementaires")
  • Pour rappel, il vous est possible de télétransmettre vos budgets au contrôle de légalité. N'hésitez pas à contacter votre Préfecture sur le sujet. Un tutoriel sur cette manipulation via le tiers de télétransmission Mégalis est disponible (lien vers les tutoriels en fin de lettre).
  • Il est désormais possible de télétransmettre ses actes au contrôle de légalité avec un même certificat électronique pour plusieurs collectivités (par exemple : un agent peut télétransmettre ses actes pour la mairie et le CCAS avec son certificat électronique ).

Hélios/PES :

  • Evolution du module de signature des flux PES : le composant Libersign remplace les applets Java progressivement abandonnées par les navigateurs internet
  • Evolution du module de visualisation des flux PES (Xémélios) : correction d'anomalies
  • Pour rappel, un ordonnateur disposant d'un certificat électronique peut l'utiliser pour signer les bordereaux comptables des différentes collectivités dont il est ordonnateur (par exemple : Un·e maire peut signer  avec son certificat électronique les bordereaux comptables de la mairie et du CCAS s'il·elle en est le Président·e)
  • La télétransmission de votre budget en trésorerie étant également techniquement possible,  n'hésitez pas à vous rapprocher de votre Trésorier sur ce sujet.
  PARAPHEUR ELECTRONIQUE
Procédure d'activation sur notre site : ici
Retour sur les derniers mois
  • Une action de suppression automatique sur les documents en fin de circuit ou archivés depuis plus de six mois a été mise en place. Le parapheur mutualisé est un lieu de traitement des documents (vise et/ou signature), il n'a pas vocation à servir de stockage. La subsistance dans le parapheur de documents traités peut à terme nuire à la performance de ce service. Les collectivités sont invitées à faire le nécessaire pour rapatrier leurs documents sur leur réseau local une fois traités dans le parapheur. Pour celles disposant d"un connecteur, celui-ci assure normalement cette récupération dans l'outil métier auquel il est relié.
  • Evolution du module de signature des flux PES : Le composant Libersign remplace les applets Java progressivement abandonnées par les navigateurs internet
  • Evolution du module de visualisation des flux PES (Xémélios) : correction d'anomalies
  • Visa possible des factures dans le parapheur électronique proposé par Mégalis (validé avec Berger Levrault, en cours de validation avec les autres éditeurs)
  CERTIFICATS ELECTRONIQUES
Procédure de commande sur notre site : ici
Il est désormais possible de télétransmettre ses actes au contrôle de légalité avec un même certificat électronique pour plusieurs collectivités (par exemple : un agent peut télétransmettre ses actes pour la mairie et le CCAS avec son certificat électronique ).
Pour rappel, concernant la signature électronique des flux comptables, il est également possible pour un ordonnateur d'utiliser le même certificat électronique pour plusieurs collectivités (par exemple : un·e maire étant à la fois Président·e du CCAS et Président·e d'intercommunalité).

  SERVICE D'ECHANGES SECURISES DE FICHIERS (SESF)
Procédure d'activation sur notre site : ici
Retour sur les derniers mois
Nouvelle version du service mise en production :
  • Evolution technique en raison de l'abandon des applets Java par les navigateurs internet
  • Correction d'anomalies
  ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Procédure d'activation : déployé par Mégalis Bretagne

A venir
Le déploiement du service pour les EPCI et les communes continue.
Les référents et "correspondants services" sont informés au fur et à mesure des mises en production.


Retour sur les derniers mois
Le service d'archivage électronique à valeur probatoire est désormais hébergé et maintenu par le GIP Santé Informatique Bretagne (SIB).

ACCOMPAGNEMENT
Rappels sur l'organisation des formations à l'utilisation des services du bouquet :
  • Les formations sont organisées à la demande, sur sollicitation des collectivités.
  • Elles sont réalisées en prise en main à distance via Teamviewer, sur un créneau horaire convenu à l'avance avec le formateur Mégalis.
Concernant spécifiquement la salle des marchés :
  • Il est possible d'organiser une formation en présentiel uniquement si celle-ci est groupée entre plusieurs collectivités d'un même territoire, à leur initiative.
  • Le nombre de participants doit être compris entre 6 et 10 personnes. En dessous de ce seuil, la formation sera réalisée en individuel, en prise en main à distance.
  • Les collectivités formées devront disposer d'une salle avec vidéoprojecteur et connexion internet wi-fi ou filaire (obligatoire).
  • Mégalis dispose de 6 ordinateurs portables de formation qui pourront être utilisés (deux participants par poste si nécessaire).
  • Si les collectivités souhaitent utiliser une salle équipée d'ordinateurs, elle devront s'assurer que ces postes respectent les pré-requis de la salle des marchés.
Nous vous invitons également à prendre connaissance des tutoriels sur l'utilisation des services disponibles sur notre site internet : lien
N'hésitez pas à nous contacter pour toute information ou pour solliciter une formation sur les services du bouquet : accompagnement@megalis.bretagne.bzh
  LE REGLEMENT EUROPEEN SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES (RGPD)

Les dispositions du RGPD entrent en application le 25 mai prochain et viendront compléter les dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
Ce règlement renforce la protection des données, reconnaît un droit fondamental à la protection des données des personnes et crée de nouvelles obligations pour toutes les entités publiques.
Citons, par exemple, la désignation obligatoire d'un délégué à la protection des données pour toutes les collectivités, sans seuil de dispense.

Pour vous préparer à cette échéance, Mégalis vous propose des séminaires en ligne et ateliers méthodologiques. Ils vous permettront de mieux comprendre les enjeux de la mise en conformité avec le règlement européen et seront l'occasion de vous proposer une méthodologie pour y parvenir.

Séminaires en ligne RGPD :

Inscrivez-vous pour le 4 décembre: ici
Inscrivez-vous pour le 12 décembre : ici

COMMUNICATION PAR VOIE ELECTRONIQUE DES DONNEES D'ETAT-CIVIL (COMEDEC)

Toutes les communes qui abritent ou ont abrité une maternité sur leur territoire devront utiliser le système de COMmunication Electronique des Données de l'Etat Civil (COMEDEC) d'ici le 1er novembre 2018 (articles 53 et 114 de la Loi de modernisation de la justice).
Au delà de cette obligation, toutes les communes intéressées peuvent adhérer au dispositif.

Séminaires en ligne COMEDEC :

Inscrivez-vous pour le 10 novembre : ici
Inscrivez-vous pour le 14 novembre : ici

OUVERTURE DES DONNEES PUBLIQUES (OPEN DATA)
L'open data se définit comme la mise à disposition libre et gratuite des données produites ou reçues dans le cadre d'une mission de service public, afin de permettre leur réutilisation.

Depuis le début de l'année 2017, Mégalis Bretagne participe à l'expérimentation nationale Open Data Locale sur l'accompagnement des collectivités à l'ouverture de leurs données publiques.
Plusieurs communes et plusieurs communautés de communes bénéficient aujourd'hui d'un accompagnement méthodologique à l'ouverture de leurs données dans ce cadre.
L'ouverture des données publiques a été rendue obligatoire par la loi pour une République numérique pour les collectivités qui ont plus de 3500 habitants et plus de 50 ETP.
Un séminaire en ligne intitulé "Comprendre l'open data" vous est proposé le lundi 27 novembre 2017, à 14h.
Inscrivez-vous en ligne pour y participer en cliquant ici.

Vous souhaitez plus d'information ? Contactez-nous à l'adresse opendata@megalis.bretagne.bzh.
FOCUS : ECHEANCE DU 1/10/2018 SUR LA DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS (100% démat')

zoom
De quoi parle-t-on ?

L'obligation de dématérialisation des procédures de marchés publics entrera en vigueur au 1er octobre 2018, cela signifie :

  • Plus de possibilité de déposer d'offre papier pour les entreprises
  • Des échanges (questions, négociations, rejets, attributions) uniquement par voie électronique, via le profil acheteur de la collectivité (salle des marchés).
  • La signature électronique du marché avec l'attributaire

Il s'agit d'un changement important dans l'approche des marchés publics qui concernera toutes les collectivités et les entreprises.


Impact pour les collectivités
Le marché devenant numérique nativement, l'ensemble des étapes liées à la vie du marché est donc impacté (analyse/décision, signature, envoi au contrôle de légalité, au comptable, archivage). On parle alors de chaine de dématérialisation de bout en bout (ou 100% démat'), qui suppose une réflexion sur les pratiques et sur l'organisation afin d'en tirer pleinement les bénéfices.

Outils/Ressources
La salle régionale des marchés propose l'ensemble des fonctionnalités nécessaire à la mise en oeuvre de cette obligation.
Le parapheur électronique vous permet de définir des étapes de validation et de signature.
L'archivage électronique vous permet d'assurer la conservation à valeur probatoire du marché.

Afin de vous aider dans la mise en oeuvre de cette obligation (organisation adaptée à votre collectivité, mise en oeuvre des outils), nous vous proposons différentes modalités d'accompagnement  :
  • à l'échelle intercommunale : des réunions d'information, formations
  • des séminaires en ligne
  • un kit documentaire

Les entreprises
Les entreprises sont invitées à se rapprocher de la fédération, organisation professionnelle et/ou chambre consulaire dont elles dépendent afin de bénéficier de formations liées aux marchés publics et à la dématérialisation.
Dans tous les cas, des tutoriels dédiés à l'utilisation de la salle des marchés Mégalis sont disponibles sur notre site : lien
Une page d'information est en ligne sur notre site : lien
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Préparez-vous
Rendez-vous sur la page dédiée de notre site : lien
TEMOIGNAGE
Pontivy Communauté et Lannion Trégor Communauté se sont portés volontaires en 2015 pour expérimenter la dématérialisation complète des procédures de marchés publics, en anticipation de l'obligation règlementaire prévue au 1er octobre 2018.
Après un peu plus d'un an d'expérimentation, ils nous livrent leurs retours d'expérience :
  • Entretien avec M. Joseph Le Bouëdec, Vice-Président de Pontivy Communauté : lien
  • Entretien avec Jean-François Le Guével, Vice-président en charge du numérique à Lannion Trégor Communauté (LTC) : lien

VEILLE : LA SAISINE DE L'ADMINISTRATION PAR VOIE ELECTRONIQUE (SVE)

Dans le cadre de la simplification des relations entre l'administration et les citoyens, le décret relatif aux modalités de saisine de l'administration par voie électronique a été publié le 22/10/2016.

Le décret est entré en vigueur le 7 novembre 2016 . Il prévoit les conditions d'application du droit de saisir l'administration par voie électronique, qui s'applique selon les mêmes règles aux administrations de l'Etat, des collectivités territoriales, de leurs établissements publics administratifs et aux organismes et personnes de droit public et de droit privé chargés d'une mission de service public administratif, y compris les organismes de sécurité sociale.

Une fois l’usager identifié auprès d’une autorité administrative, il peut donc lui adresser par voie électronique une demande, une déclaration, un document ou une information, ou bien lui répondre par la même voie.
Cette autorité administrative est alors dans l’obligation de traiter la requête sans demander à l’usager la confirmation ou la répétition de son envoi sous une autre forme.

Mégalis Bretagne a adressé un sondage sur la Saisine par Voie Electronique (SVE) à 1 342 agents durant l'été. Le taux de réponse a été de 14,2%. Ce sondage nous enseigne que :

Seuls 28 % d'entre vous accusent réception lorsqu'ils sont saisis électroniquement à ce jour. 40 % d'entre vous estiment que les courriers qui arrivent électroniquement pourraient bénéficier d'une meilleure traçabilité. 41 % des répondants qui connaissent les obligations relatives à la saisine par voie électronique envisagent d'investir dans un outil pour mieux gérer leurs relations.
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Mégalis Bretagne poursuit ses travaux sur la SVE.
LES SERVICES NUMERIQUES EN CHIFFRES
Infographie
AGENDA
Octobre 2017
Novembre 2017
Décembre 2017
Jeudi 5 : Commission DUNAE (Mégalis)

Jeudi 19 :
Groupe acheteurs (Mégalis)
Vendredi 10 : Séminaire en ligne COMEDEC (COMunication Electronique des Données d'Etat-Civil)

Mardi 14 Séminaire en ligne COMEDEC (COMunication Electronique des Données d'Etat-Civil)

Lundi 27 : Séminaire en ligne Comprendre l'Open Data
Lundi 4 : Séminaire en ligne sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Mardi 12 : Séminaire en ligne sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Vendredi 15 : Commission DUNAE

Pour retrouver tous les évènements régionaux et nationaux, consultez régulièrement notre site et notre compte Twitter.

VOUS ASSISTER DANS L'UTILISATION DES SERVICES

Pour rappel, des tutoriels sur l'utilisation des services numériques sont disponibles sur notre site : Tutoriels vidéo

Vous rencontrez des problèmes dans l'utilisation des services numériques de Mégalis Bretagne ?

N'hésitez pas à faire appel à la cellule d'assistance et de supervision en précisant votre demande à travers le formulaire disponible sur notre site internet : Demande d'assistance Collectivité

L'assistance technique est également joignable au 02 23 48 04 54
Du lundi au jeudi de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30
le vendredi de 9h à 12h30 et de 14h à 16h30


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