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Mégalis Bretagne sensibilise les collectivités bretonnes à la facturation électronique

Publié le 28 juin 2016

La facturation électronique, qui deviendra une obligation pour les collectivités au 1er janvier 2017, sera le nouveau service proposé sur la plateforme régionale d’administration électronique de Mégalis Bretagne. En vue de cette nouvelle obligation qui va générer un profond changement dans l’organisation des services, le syndicat mixte propose aux collectivités bretonnes de les accompagner en les sensibilisant à ces nouveaux usages.

La facturation électronique, une échéance réglementaire incontournable

D’ici 2020, toutes les factures entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs seront dématérialisées. Le dispositif existe depuis 2012 entre l’Etat et ses fournisseurs et sera élargi aux établissements publics et collectivités territoriales à partir du 1er janvier 2017.

Ainsi, comme le prévoit l’ordonnance du 26 juin 2014, au 1er janvier 2017, les collectivités bretonnes, comme l’ensemble des acheteurs publics, seront progressivement amenées à réceptionner des factures dématérialisées de la part de leurs fournisseurs.

  • Au 1er janvier 2017, cette obligation concernera les grandes entreprises et les personnes publiques, et s’étendra jusqu’au 1er janvier 2020 à l’ensemble des entreprises :
  • Au 1er janvier 2018, obligation pour les entreprises intermédiaires,
  • Au 1er janvier 2019, obligation pour les petites et moyennes entreprises,
  • Au 1er janvier 2020, obligation pour les micro entreprises.

Avantages de la facturation électronique

Pour les collectivités, comme pour leurs fournisseurs, la facturation électronique apporte de nombreux avantages :

  • Gagner en rapidité de traitement ;
  • Optimiser l’exécution des tâches comptables en diminuant le nombre de factures papier ;
  • Rationnaliser les coûts de temps de traitement et de consommables ;
  • Diminuer le délai global de paiement ;
  • Offrir un service de suivi des paiements et de traçabilité de la vie de la facture ;
  • Eviter les scans des factures et les tampons ;
  • Contribuer à une démarche de développement durable.

En Bretagne, la facturation électronique, comment ça marche ?

Mégalis Bretagne propose aux collectivités bretonnes d’être l’interface entre le portail national Chorus Pro, portail mis à disposition par l’Etat des entreprises pour leur dépôt de factures dématérialisées, et les outils de traitement des factures des collectivités.

Cette interface est une solution unique pour l’ensemble des collectivités bretonnes.

 

Grâce au service de facturation électronique proposé par Mégalis Bretagne, les collectivités pourront ainsi :

  • recevoir les factures dématérialisées à l’emplacement de leur choix afin d’optimiser leur traitement (outil de Gestion Electronique des Documents, parapheur électronique, logiciel de gestion financière) ;
  • être en capacité de gérer la transition réception papier – réception dématérialisée grâce à un point d’entrée unique des factures ;
  • gérer l’archivage des factures dans le service régional d’archivage électronique.

Côté entreprises, le suivi du traitement des factures est assuré par des notifications par mail envoyées aux étapes clés de son circuit :

  • Mise en dépôt de la facture ;
  • Prise en compte de la facture côté trésorerie ;
  • Mise en paiement de la facture.

La facturation électronique, un service disponible sur la plateforme régionale d’administration numérique Mégalis Bretagne

Refondue en 2015 par Mégalis Bretagne, la plateforme régionale d’administration numérique permet, à l’ensemble des collectivités bretonnes adhérentes, d’accéder à un bouquet de services en ligne, tels que la salle régionale pour la dématérialisation des marchés publics, le tiers de télétransmission, le service d’archivage électronique et à partir du 1er janvier 2017, la facturation électronique. Ce service fait donc partie du bouquet de services mutualisés et ne repose donc pas sur une contribution complémentaire.

A partir de l’été 2016, 18 organismes pilotes sélectionnés sur l'ensemble du territoire expérimenteront le dispositif « facturation électronique 2017 » en avance de phase.

Brest Métropole  figure parmi ces pilotes et a déjà identifié un certain nombre d’enjeux clés pour la réussite, tels que l’accompagnement des agents et des fournisseurs dans cette transformation des pratiques, ainsi qu’un portage politique des élus et de la Direction générale.

Megalis Bretagne accompagne les collectivités …

Pour permettre aux collectivités membres d’anticiper au mieux le passage à la facturation électronique, Mégalis Bretagne a mis en place un plan global d’accompagnement incluant des actions d’information, la production de contenus et de supports et des conseils pour guider les collectivités dans leur réorganisation interne qui se voit bousculée. En effet, comme le montre l’exemple de Brest Métropole, passer de la facturation papier à la facturation électronique induit nécessairement de repenser le traitement des factures dans les services.

A travers, notamment, l’organisation de séminaires en ligne, Mégalis Bretagne montre, informe et met en avant les choix techniques, organisationnels et comptables qui s’imposent désormais aux collectivités.

A ce jour, plus d’une quinzaine de séminaires en ligne ont été proposés et ont réuni plus de 200 collectivités.

A l’instar de ce qui avait été fait pour la dématérialisation de la chaîne financière et comptable, Mégalis Bretagne accompagne également les éditeurs de logiciel de gestion financière des collectivités bretonnes pour faciliter la mise en œuvre de la facture électronique au sein des collectivités.

…mais aussi les entreprises bretonnes

Mégalis Bretagne, en partenariat avec les organismes professionnels et les Etablissement Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) bretons qui le souhaitent, réalise sur leur territoire des actions de sensibilisation auprès des entreprises sur les enjeux de la facture électronique. 6 réunions ont déjà été organisées à ce jour sur le territoire breton réunissant 130 représentants d’entreprises (chefs d’entreprise, artisans, architectes,  etc.).

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