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100% démat' des marchés publics

Au 1er Octobre 2018, l’ensemble des procédures de marchés publics devront être dématérialisées. De quoi s’agit-il, et comment s’y préparer ?

De quoi parle-t-on ?

L’obligation de dématérialisation de toutes les procédures de marchés publics entrera en vigueur le 1er octobre 2018, cela signifie :

  • Plus de possibilité de déposer d’offre papier pour les entreprises
  • Des échanges (questions, négociations, rejet, attribution) uniquement par voie électronique, via le profil acheteur de la collectivité (salle des marchés).
  • Co-signature électronique du marché entre la collectivité et l'attributaire

Il s’agit d’un changement important dans l’approche des marchés publics qui concernera toutes les collectivités et les entreprises.

Comment le mettre en œuvre ?

Afin de vous permettre de préparer cette échéance, nous vous proposons de suivre une méthodologie en 5 étapes, outillée par un kit documentaire.

Les étapes d’un projet 100% démat’

  • Etape 1 : Cadrage de la démarche

    Afin de mener à bien un tel projet, qui concerne l’ensemble de la collectivité, il est nécessaire de le piloter et d’en faire un suivi régulier.

    Voici quelques pistes, à adapter à votre collectivité, pour vous mettre en ordre de marche :

    • - Présentation de la démarche en conseil ou en bureau
    • - Désignation d’un chef de projet et d’un élu sponsor
    • - Constitution d’un comité de pilotage
    • - Détermination d’un calendrier prévisionnel de mise en œuvre de la démarche
    • - Définition du cadencement des réunions du comité de pilotage
  • Etape 2 : Communication

    La communication est un élément clé afin d’informer et associer les différents acteurs à votre démarche.

    • - Communication interne à la collectivité
    • - Communication auprès des entreprises
    • - Communication auprès de votre Préfecture (contrôle de légalité) et de votre trésorerie
  • Etape 3 : Adaptation des pratiques du service marchés au 100% démat’

    Si le cœur de métier des acheteurs publics reste le même, il est important de s’interroger sur ses pratiques et de les adapter au tout dématérialisé

    • - 3.1 : Planification des marchés
    • - 3.2 : Modification des pièces de marché
    • - 3.3 : Formation à l’utilisation de la salle des marchés
    • - 3.4 : Passation du premier marché public simplifié
    • - 3.5 : Information des entreprises non-retenues par voie électronique
    • - 3.6 : Signature électronique du marché avec l’attributaire
    • - 3.7 : Télétransmission au contrôle de légalité
    • - 3.8 : Notification par voie électronique du marché à l’attributaire
  • Etape 4 : Télétransmission en Préfecture et trésorerie

    Votre marché est un acte télétransmis au contrôle de légalité et également une pièce justificative pour le trésorier, il est donc important d’échanger avec le service du contrôle de légalité de votre Préfecture et votre trésorier.

  • Etape 5 : Archivage électronique

    L'archivage est la dernière étape de la phase passation de votre marché.

    Dans le cadre du bouquet de services numériques, Mégalis Bretagne déploie un service d'archivage électronique à valeur probatoire, qui concerne notamment les marchés publics dématérialisés via la salle régionale des marchés.

    A l'échelon intercommunal, le déploiement se fait pour l'intercommunalité et ses communes membres.

    Chaque collectivité a son propre espace d'archivage auquel elle est seule à avoir accès en plus des services des archives départementales de son territoire (dans le cadre de leur mission de contrôle scientifique et technique).

    La salle des marchés créera automatiquement une archive comprenant les informations saisies lors de la création du marché, ainsi que les éléments suivants :

    • - Les publicités faites via le module intégré BOAMP et/ou les demandes de publications auprès de journaux d'annonces légales faites via la salle des marchés
    • - Les registres électroniques (retraits, questions, dépôts)
    • - Les candidatures et/ou offres électroniques, ouvertes ou refusées (hors délai)
    • - L'ensemble des échanges avec les opérateurs économiques, réalisés via la messagerie de la salle des marchés avec les pièces jointes (négociations, rejets, attribution)

    Des pré-requis doivent être respectés pour assurer la constitution d’une archive électronique conforme pour chaque marché :

    • - Utilisez la messagerie de la salle des marchés pour tous vos échanges avec les opérateurs économiques (questions/ réponses, négociations, rejet, attribution)
    • - Passez votre marché à l'étape "Décision" et renseignez les informations relatives à ce statut.


    Des tutoriels sont disponibles sur notre site pour ces manipulations.

Retours d’expérience

Pontivy Communauté et Lannion Trégor Agglomération (anciennement Lannion Trégor Communauté) se sont portés volontaires en 2015 pour expérimenter la dématérialisation complète des procédures de marchés publics, en anticipation de l'obligation règlementaire prévue au 1er octobre 2018.

Après un peu plus d'an d'expérimentation, ils nous livrent leurs retours d'expérience :

  • Entretien avec M. Joseph Le Bouedec, Vice-Président de Pontivy Communauté :

  • Entretien avec Jean-François Le Guével, Vice-président en charge du numérique à Lannion Trégor Communauté (LTC) : lire la suite

Ressources

Constitué de guide, tutoriels et fiches actions, il a pour but d’être une boite à outils pour vous aider à mener à bien votre projet 100% démat’.

La démarche est bien évidemment à adapter à la taille de votre collectivité et à son organisation.

Contacts

Nous restons à votre disposition pour échanger sur ce sujet et vous accompagner (réunions d’information, organisation de formations, etc) : accompagnement@megalis.bretagne.bzh

N’hésitez pas à vous rapprocher d’autres collectivités, notamment de votre territoire afin d’échanger sur vos pratiques et créer un réseau de proximité.


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