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Démat. de la chaîne financière et comptable - 100% des collectivités d'Ille-et-Vilaine ont migré vers le protocole PES V2

Publié le 11 avril 2016

Entretien avec Sophie Lopez, Directrice du pôle Gestion publique de la Direction régionale des Finances Publiques de Bretagne et du département d'Ille-et-Vilaine.

Madame Lopez, en 2013, nous avions interviewé votre prédécesseur Rémi Viénot, que de chemins parcourus depuis lors ! Quel bilan tirez-vous de ce grand chantier partenarial qu'ont été le passage au PES V2 et la dématérialisation de la chaîne financière et comptable ?

Vous avez tout à fait raison et je tiens au préalable à rendre hommage à toutes les équipes qui ont œuvré au succès de ce chantier : je pense aux agents territoriaux tout d'abord qui ont réalisé un formidable travail, aux élus qui ont compris la nécessaire adaptation des outils et ont encouragé le changement, aux partenaires comme les Archives départementales ou le CNFPT venus consolider le dispositif localement, à la collaboration avec la CRC Bretagne, aux agents des trésoreries et de la DRFIP, et bien entendu aux équipes de Mégalis Bretagne qui proposent non seulement un accompagnement de qualité mais aussi un véritable bouquet de services dématérialisés.

Aujourd'hui le bilan est très positif puisque toutes les collectivités territoriales d'Ille-et-Vilaine ont migré vers le protocole PES V2 avant la date ultime du 1er janvier 2016 et 92% d'entre elles ont dématérialisé totalement leurs pièces justificatives. La signature électronique est également utilisée par 75% des ordonnateurs des organismes locaux (NDLR 78% des communes). Bien peu reviendraient en arrière !

Ce changement n'est pas neutre. Il faut rappeler que la migration de protocole visait la consolidation de la qualité comptable et la dématérialisation de la chaîne financière et comptable. Cela a eu un impact fort dans les organisations des services des Finances publiques mais plus encore pour les collectivités locales. Certaines en ont profité pour revoir toutes les procédures et emporter totalement la dématérialisation au sein de leurs services.

carte epci           carte communes

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Pour autant, il reste a priori 8% des organismes du département qui n'ont pas encore adopté la dématérialisation ?

C'est vrai. Il faut examiner cet objectif de manière pragmatique. Parmi ces 8%, il reste tout d'abord le secteur hospitalier dont les logiciels financiers n'ont été validés que tardivement. La dématérialisation est cependant déjà une réalité pour quatre d'entre eux.

Pour les collectivités, la complexité s'accroît avec la taille de la structure. C'est pourquoi, il nous reste à convaincre les organisations territoriales passées au seul protocole PES V2 de l'intérêt de passer à la dématérialisation totale (raccourcissement des circuits de dépense et de recettes, gains de temps et économies induites sur le moyen terme) et celles n'ayant pas encore adopté la signature électronique, de la mettre en place pour éviter de produire sous le format papier les seuls bordereaux récapitulatifs.

Nous avons néanmoins bon espoir d'y arriver car nous savons que majoritairement ces collectivités y travaillent et que lorsque 92% du territoire brétillien a réussi, il est difficile de repousser les échéances, lesquelles sont désormais fixées dans les lois Maptam et NOTRe.

Par ailleurs, l'arrivée de la facture électronique dès le 1er janvier 2017 justifie l'anticipation et l'adaptation des organisations et donne un sens à tous les travaux de dématérialisation menés depuis 2008.

Vous voulez dire que le déploiement de la facturation électronique apporte une plus-value aux collectivités ?

Les collectivités et les établissements publics devront être techniquement prêts à recevoir, dès le 1er janvier 2017, les factures électroniques produites par certains de leurs fournisseurs. Cette mise en œuvre sera progressive selon la taille des entreprises et s'échelonnera ainsi jusqu'en 2020 pour les micro-entreprises.

C'est pourquoi, le scan qui a remplacé le travail fastidieux de duplication va peu à peu disparaître au profit de factures dématérialisées « nativement » qui pourront même selon les cas être directement incrémentées dans les systèmes d'information de la collectivité pour préparer les mandatements en mode semi-automatique.

La conduite de ce changement sera donc plus aisée pour les collectivités qui ont déjà adopté la dématérialisation et les agents territoriaux apprécieront sans nul doute le confort de travail obtenu.

Il convient aussi de préciser que les collectivités et établissements devront eux-mêmes émettre des factures électroniques à destination d'autres entités publiques à compter du 1er janvier 2017. Un premier schéma de facture dénommé « PES ASAP » est à la disposition des éditeurs financiers, aux fins de développement de la solution qui devra être disponible à la date impartie.

Comment allez-vous sensibiliser les collectivités ?

L'AIFE (Agence pour l'informatique financière de l'Etat) et la MDD (Mission déploiement de la dématérialisation) de la DGFiP ont animé un séminaire sur la facturation électronique organisé par la DRFIP35 pour le compte de toute la région Bretagne le 1er décembre dernier, séminaire auquel participait Mégalis Bretagne. Il ciblait notamment l'ensemble des EPCI et des collectivités de plus de 10 000 habitants.

Mais cela n'est pas suffisant et à l'instar des 150 réunions locales que nous avons menées entre 2011 et 2013 pour promouvoir le PES V2 et la dématérialisation dans notre département et afin de sensibiliser les collectivités aux nouveaux enjeux, des réunions territoriales « Modernisation des procédures » vont être proposées dès le mois d'avril 2016, elles seront animées par les correspondants dématérialisation et moyens de paiement de la DRFIP, avec l'appui du comptable public concerné par secteur.

D'autres actions de sensibilisation vont être programmées au cours des prochains mois en région. Mégalis Bretagne propose d'ailleurs des séminaires en ligne, et nous réfléchissons ensemble à l'organisation d'un nouveau séminaire à l'automne.

Je souhaite préciser que Brest Métropole est pilote sur la région Bretagne et expérimentera dès le mois de juillet prochain le dispositif de la facturation électronique en réel.

L'objectif est d'accompagner ainsi le mieux possible nos partenaires du secteur public local.

La dématérialisation apparaît comme une « révolution progressive », pouvez-vous nous donner des perspectives de nouveaux développements pour les prochains mois, les prochaines années ?

Tout d'abord, il faut rappeler que le partenariat avec Mégalis Bretagne a permis de faciliter le passage des collectivités bretonnes à la dématérialisation notamment par l'offre adaptée mais aussi par l'anticipation des évolutions à venir.

Parallèlement, nous avons œuvré dans le cadre d'une collaboration avec le CNFPT à construire un itinéraire de formation sur la dématérialisation afin de consolider les connaissances des agents territoriaux pour leur offrir une plus grande autonomie et leur apporter les clefs d'un plus grand confort de travail.

En réponse à votre question, je peux effectivement vous donner quelques perspectives nouvelles, au-delà de la seule arrivée de la facturation électronique. Le PES retour dépenses est déjà une réalité côté DGFIP. Mais à ce stade, il ne permet pas encore d'être totalement partagé avec nos partenaires car les logiciels financiers ne sont pas encore tous en mesure de récupérer en mode automatique les flux retours. Nous l'expérimentons avec quelques collectivités disposant d'une version de logiciel compatible : l'exploitation des débits d'office, les prises en charge, les mises en instance... Le PES retour recettes sera livré dans moins d'un an. Il est très attendu pour permettre une exploitation plus aisée des actuels P503 notamment.

Le PES ASAP, dont je parlais précédemment, est actuellement expérimenté par la commune de Saint-Méen le Grand afin de pouvoir être généralisé sous réserve de la mise à disposition d'une version éditeur compatible. Le PES ASAP consiste à transmettre à l'appui d'un flux comportant des titres individuels un flux comportant des avis des sommes à payer dématérialisés qui seront imprimés, mis sous pli et affranchis par des centres éditiques de la DGFIP dès lors que le comptable aura pris en charge le bordereau par une action automatique. L'usager enverra ses paiements directement à un centre d'encaissement indiqué sur l'avis. Cette mise en place devrait alléger le travail aussi bien dans les services des collectivités que dans les trésoreries de proximité. Toutefois, pour le moment, les rôles ne sont pas concernés, ni les titres individuels avec prélèvements, mais la DGFIP y travaille.

Comme vous le savez, nombre de nos collectivités utilisent Totem dans le cadre d'Actes budgétaires. Les conditions sont pratiquement réunies pour généraliser la mise en place du PES budget. Toutefois, quelques difficultés subsistent et obligent les premiers candidats à déposer les fichiers budgétaires en format xml sur cd-rom. Début 2017, le PES budget devrait être une réalité dans notre département.

Au-delà, il y a bien entendu des projets de nouveaux services rendus mais je pense que le présent est suffisamment riche pour ne pas les aborder aujourd'hui.

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