Suivez-nous

  • dailymotion
  • scoop-it
Rechercher
Fermer

"La visioconférence contribue à la dynamique globale de valorisation du territoire"

Publié le 16 mars 2015

Depuis novembre 2014, la Visioconférence fait partie des services offerts par la pépinière d'entreprises SYNERGY8. En effet, la Communauté de Communes du Pays de Dol-de-Bretagne et de la Baie du Mont-Saint-Michel a souhaité offrir ce service aux nombreux acteurs économiques, institutionnels, associatifs,... de son territoire.

Entretien avec Stéphanie BOTCAZOU, ‎Responsable Développement Économique à la ‎Communauté de Communes du Pays de Dol-de-Bretagne et de la Baie du Mont-Saint-Michel.

Pour quelles raisons avez-vous adopté le service de visioconférence de Mégalis Bretagne ?

DSCN1644-v2Nous souhaitions offrir aux entreprises et aux associations un moyen de communiquer qui allie technologie de pointe et développement durable, et la visioconférence nous est apparue comme l'outil adapté. Le point de visioconférence est installé dans la pépinière d'entreprises, au plus près de créateurs d'entreprises rodés aux nouvelles technologies et d'entreprises en croissance avec des marchés à l'international.

Les élus de la ville de Dol-de-Bretagne et de la Communauté de Communes sont également convaincus par la démarche et pensent que c'est un vrai outil de modernisation. Ils l'utilisent d'ailleurs une à deux fois par mois, notamment pour échanger avec les cabinets d'études et éviter les déplacements.

En résumé, la visioconférence nous permet de réaliser des économies d'échelle et d'éviter que l'argent public serve à financer des déplacements. A côté d'autres services comme l'espace de télétravail proposés sur la pépinière, la visioconférence participe également à la dynamique de territoire, portée par les élus, en renforçant l'attractivité du lieu.

Qui sont les utilisateurs de la visioconférence sur le territoire ?

Les utilisateurs sont nombreux : chefs d'entreprises, élus, responsables d'associations culturelles, responsables d'associations entrepreneuriales, etc. Je citais plus haut l'exemple des échanges avec les cabinets d'études qui se font en visioconférence pour limiter les déplacements. Certaines réunions continuent de se faire en présentiel quand cela est nécessaire ou quand cela s'y prête davantage. Par exemple, pour les brainstormings, on préférera l'interaction humaine.

Pour le moment, les agents de la collectivité n'en ont pas encore l'usage, mais on y viendra.

Quelle est votre politique d'ouverture du service (cibles, tarifs, heures d'ouverture...) ?

Les tarifs varient de 15 euros la demi-heure à 52 euros pour 2h de visioconférence. >> Tarifs en ligne. Toutefois, des tarifs privilégiés, voire la gratuité peuvent être accordés si un partenariat existe avec la structure. Par exemple, La visioconférence a été mise à disposition de l'association culturelle Dol pays d'initiatives, qui organise le mois de la photo Dol de "Bretagne Terre de photographes" pour faire participer l'un des intervenants à une conférence.

Le point de visioconférence ouvre habituellement du lundi au vendredi de 9h à 17h. Mais nous restons souples. Si l'utilisateur a une nécessité particulière, en raison par exemple du décalage horaire avec son interlocuteur, nous pouvons ouvrir plus tôt ou plus tard, voire le samedi. Mais nous demandons un préavis d'au moins 5 jours pour l'organisation interne.

D'un point de vue fonctionnement, les élus ont bien compris la nécessité d'être flexible et les heures réalisées sont ensuite récupérées. Il faut savoir s'adapter aux besoins des entreprises quand on travaille pour le développement économique. En effet, nous faisons en sorte qu'il y ait toujours quelqu'un pour accompagner les personnes utilisant la visioconférence. Je reste au début dans la salle, avant que la réunion ne commence vraiment, juste pour m'assurer que ça fonctionne bien et que tout le monde se voit et s'entend et je reste disponible par téléphone si un problème apparaît pendant la visioconférence. Lorsqu'une personne débute avec le service, nous la faisons venir 20 à 30 minutes avant le début de sa réunion, pour lui expliquer le fonctionnement, pour planifier avec elle les zooms sur les personnes selon l'ordre des interventions. Au final, la télécommande est assez simple à utiliser et ça devient presque ludique.

Qu'avez-vous mis en œuvre pour promouvoir le service de visioconférence auprès des utilisateurs potentiels ?

IMG 1017-v2Nous communiquons en insistant sur les grands atouts de la visioconférence : gain de temps, développement durable, moins de fatigue, moins de risque (par exemple, moins de risque qu'en voiture), économies d'échelles pour une entreprise, etc. Nous mettons également en avant la qualité des échanges (plus d'écoute, moins de perte de temps, interactivité immédiate) et la simplicité d'utilisation (point à point avec adresse pré-enregistrées ou visioconférence en multi-sites), grâce notamment au service de conciergerie.

L'inauguration de la pépinière a réuni environ 200 décideurs (élus, directeurs de grands groupes, agents techniques et agents consulaires). Plus la pépinière est connue, plus les services qu'elle propose comme la salle de réunion et le matériel de visioconférence seront connus. C'est ainsi que nous envisageons de développer des partenariats, comme avec l'hôtel qui se trouve sur le parc d'activités et qui ne dispose pas de salle de réunion. Nous avons également, à l'occasion de la Route du Rhum, acheté une double page en cahier central du Pays Malouin pour évoquer l'ouverture de SYNERGY8, la pépinière. La visioconférence contribue ainsi à la dynamique globale de valorisation du territoire. Enfin, en partenariat avec l'association des chefs d'entreprises du territoire, ActiDol, nous avons envoyé un questionnaire à plus de 700 entités pour savoir si elles connaissent les services qui sont proposés sur leur territoire, dont la visioconférence fait partie.

Quelle première évaluation pouvez-vous faire ?

Aujourd'hui, il est un peu tôt pour procéder à une évaluation. En phase de sensibilisation, nous ne nous sommes pas fixés d'objectifs quantitatifs sur les usages de la visioconférence.

Le bilan est plutôt positif au regard du fonctionnement et de la dynamique, mais nous ne sommes pas du tout au maximum du potentiel. Nos prochaines cibles sont les grands groupes qui souhaiteraient travailler en commun avec des succursales éloignées ou participer à un conseil d'administration à distance.

En revanche, nous identifions d'ores et déjà les freins dans l'appropriation de la technologie et tâchons d'y remédier. Aujourd'hui les chefs d'entreprises voient bien que le point de visioconférence a du sens pour une réunion avec plusieurs personnes, mais, pour une négociation deux à deux, certains préfèrent ne pas avoir à venir à la pépinière pour réaliser une visioconférence. Nous mettons donc en avant la possibilité de faire une visioconférence depuis leur ordinateur, en passant par le service de conciergerie.

Si vous aviez un conseil à donner aux collectivités qui souhaitent s'équiper, quel serait-il ?

Il faut se lancer ! Il est important de réaliser au préalable une étude de marché, qui sera un argument dont les élus pourront se saisir pour s'approprier le sujet. Il faut que la démarche ait un sens, au regard de la stratégie de développement économique à l'échelle du territoire.

Et la visioconférence, c'est l'avenir ! Les collectivités doivent, en général, donner l'exemple pour changer les habitudes et les usages. Au même titre que nous devons rouler dans des voitures qui vont moins polluer, il faut utiliser ces technologies pour économiser des déplacements. Et proposer ce service comme un service public à moindre coût pour les entreprises.

En pratique :

La salle de visioconférence peut accueillir jusqu’à 60 personnes debout / 30 personnes assises pour une réunion, 40 à 50 personnes pour une conférence de presse ou équivalent. La salle est modulaire, capable de se transformer rapidement en salle de réunion, salle de presse et salle de conférence.

Toutes les actualités