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Conseils sur l’utilisation du nouveau service de télétransmission

Publié le 11 mars 2015

Vous trouverez ci-dessous des conseils pour utiliser le nouveau service de télétransmission, tant pour les actes que pour les flux comptables.

Disponibilité de l'ancien service de télétransmission

A compter du 1er mai 2015, vous devrez utiliser le nouveau service de télétransmission mis à votre disposition (Pastell).

Nous vous incitons donc à utiliser ce nouveau service au plus tôt.

Important :

  • Dans tous les cas, nous vous conseillons d'arrêter les transmissions sur l'ancien service dès le 29 avril afin d'avoir le temps de recevoir les acquittements, et notamment de récupérer les actes tamponnés pour ces dernières transmissions.
  • Les travaux de reprise de l'historique de vos télétransmissions (Actes et PES) sont toujours en cours, nous vous informerons dès que ce dernier sera disponible sur le nouveau service.
  • Les développements concernant la fonctionnalité de "Traitement par lot" sont en cours et nous vous informerons dès qu'elle sera disponible sur le nouveau service.

Pré-requis techniques pour l’utilisation du nouveau service de télétransmission

Le service de télétransmission a été testé et validé sur des configurations d’ordinateurs différentes : système d’exploitation, navigateur, applet java, …. Vous trouverez ici les pré-requis à respecter pour un bon fonctionnement du service.


Conseils sur l'utilisation du nouveau service de télétransmission des actes

L'envoi des actes est possible sous deux conditions :

  • Utilisation d'un certificat électronique RGS 2*

Le certificat utilisé doit être impérativement paramétré dans l'outil de gestion des comptes. Un guide est à votre disposition pour vous aider dans cette opération, cliquer ici.

Si vous n'avez pas de certificat électronique, vous pouvez en commander un selon la procédure décrite ici.

  • L'activation de votre collectivité auprès de la Préfecture et de Mégalis

Si vous n'avez jamais transmis d'actes, vous devez suivre la procédure de mise en service décrite ici (Rubrique "Conditions préalables à l'activation du service").

 

L'envoi des documents budgétaires au contrôle de légalité – Actes budgétaires

Pour pouvoir télétransmettre en Préfecture vos documents budgétaires, vous devez effectuer un certain nombre d'opérations depuis votre logiciel comptable.

Vous trouverez une synthèse des différentes étapes en cliquant ici.

Egalement mis à disposition par la DGCL deux présentations sur le dispositif Actes Budgétaire :

Pour la mise en œuvre, consultez l'aide en ligne de votre logiciel comptable et/ou l'assistance de votre éditeur de logiciel.


Conseils sur l'utilisation du nouveau service de télétransmission des flux PES

L'envoi des flux PES est soumis à un ensemble de contrôles qui, en cas d'erreurs, entraînent la non réception des flux en Trésorerie.

  • Flux PES en doublon

Si vous transmettez en Trésorerie un flux PES via l'ancien service de télétransmission, puis que vous envoyez le même flux sur le nouveau service, le flux sera rejeté par la Trésorerie car vu comme un doublon.

De même, dans le cas où vous avez un "transmetteur" installé sur votre poste et associé à l'ancien service de télétransmission, l'export du flux PES pour un dépôt manuel sur le nouveau service, doit être réalisé dans un dossier différent de celui associé au "transmetteur". Dans le cas contraire, le flux exporté sera transmis deux fois et sera en erreur dans le nouveau service de télétransmission.

Un flux PES avec un retour négatif (fichier xml NACK) ne peut être réémis à l’identique même si les correctifs ont pu être apportés (sur le logiciel comptable ou le tiers de télétransmission). Chaque flux a un identifiant unique qui est enregistré à réception en Trésorerie (même si le flux est en erreur). Si vous renvoyez le même flux il sera donc considéré comme un doublon. Un nouveau flux doit donc être regénéré depuis le logiciel comptable pour pouvoir être accepté en Trésorerie.

Remarque : sur le nouveau tiers de télétransmission, la fonctionnalité d'annulation ou de suppression d'un flux PES n'est pas encore disponible. Les flux en erreur pour cause de doublon resteront donc pour le moment à l'état "Un fichier de réponse PES est disponible".

  • Flux PES signé

Pour pouvoir transmettre à la Trésorerie des flux PES signés, votre logiciel comptable doit être paramétré pour que cette information soit présente dans le flux avant l'envoi.

Dans le cas des logiciels Berger Levrault e-magnus Evolution, vous trouverez la procédure décrite ici vous permettant de vérifier que ce paramétrage est bien effectué avant de faire vos premiers envois sur le nouveau service de télétransmission.


Vérification du statut de l’envoi

Les accusés de réception des transmissions des actes et des flux PES sont récupérés automatiquement à intervalles réguliers.

Toutefois, une fonction est proposée à tous les utilisateurs via le bouton « Vérifier le statut de la transaction », afin de déclencher manuellement la récupération de l’accusé de réception.

statut-transaction-v2

Cette fonction récupère l’accusé de réception (Préfecture ou Trésorerie) et met à jour le statut de la transmission. Par exemple passage du statut « Transmis en Préfecture » à « A/R Préfecture reçu ».

Si la récupération ne peut être réalisée, un message en rouge apparaît, vous devez alors contacter la cellule d’assistance pour analyse de l’incident.

Nous vous conseillons d‘utiliser cette fonction dans le cas où le statut de votre transmission n’a pas évolué après 24 heures.

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